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職場中,做得好重要,還是說得好重要?

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古話這樣說“說得好不如做得好”,但是在職場中你有沒有發現恰恰相反,經常是“做得好不如說得好”:


跟客戶談項目的時候,明明你產品好服務好,可卻被能說會道的其他人搶了單;


你明明實力最強,但是就因為你不善言辭,leader的位置總是輪不到自己;


你工作完成度是最高的,結果在總結會上比不上別人PPT講得好,領導大加贊許的也不是你,成績又被搶走了;


……


這樣類似的事情還有很多,你心中難免憤憤不平,感嘆這什么世道,老實人總是吃虧,這些不及你的人不就是會夸夸其談,阿諛奉承嗎?如果你愿意跟他們一樣的話,也分分鐘攀上事業新高峰。


恐怕你心底里也知道事實并非如此吧!你缺乏的并不是不會討巧的姿態,你真正缺乏的是溝通的能力。


什么是溝通?


溝通是化解矛盾的方法,是解決問題的途徑,是維系感情的關鍵,也是建立關系的前提。


有人說,在職場,80%的問題都在于溝通問題,可見溝通能力的重要性。


如果解決這個問題,把“不善言辭”的劣勢轉變成自己的“強項”和“武器”,這樣就可以扭轉自己在職場上的不利局面,真正攀上一個新高峰。知道了方向,我們該做些什么呢?


山本昭生在《換位溝通》中告訴我們,提高溝通能力是有捷徑的,那就是換位思考!這種換位包括立場和角度兩個維度。所謂“立場”是指“站在對方的立場上思考,從對方的角度出發進行溝通”,說話人要讓對方聽的進去自己所說的內容。而所謂“時間”是指拉近說話人和聽話人之間的“時間感覺”,不能讓聽話人產生不耐煩,從而誤解說話人的意思。


要相信通過對自我問題的分析,對溝通技巧的學習,再加上使用正確的方法進行有意識的習練,我們一定能有所收獲。


01


避免“以自我為中心”


讓我們先來看一個公司里常見的場景,因為客戶的臨時要求,設計圖紙要進行大修改,否則不能按時完成,這時上司A是這樣跟下屬說的:


你們今天晚上都留下來加班,完不成任務誰都不許下班,活干不完怎么跟客戶交代……


雖然上司說的都是事實,他是項目的責任人,完不成任務他的壓力最大,但是他表達出來完全是以他的角度。站在下屬的角度,大家已經忙了很長時間,也都做了很大的努力,而這次多出來的任務也并非因為自身的原因引起,面對繁重的工作要求只會心生不滿,可想而知工作效率和對上司的態度了。


如果上司換一種說法:“我知道大家這段時間工作都很辛苦,但是不巧客戶臨時提了要求,我們今天再共同加班修改一下,就能按時交工了!“這樣的話語就是站在下屬的角度,理解了大家的辛苦,承認多出來的工作的價值,并且給予了團隊正向的激勵。這樣下屬因為被認可,所以愿意為了目標作出更多的努力,并對上司的理解而心生信任。


我們有必要充分認識到“人本質上都以自我為中心”這一事實,然后堅持站在對方的角度進行換位思考,這一點非常重要。


也有人會說“根本沒時間為對方著想”。


非常遺憾,如果你以自我為中心,那么你所說的話對方很可能會聽不進去,所以之后你往往還須要花費數倍的時間和精力來說服對方,也就是所謂的“事后補救”,比如補充說明,進一步處理等,這類消極的工作會消耗你大量的時間和精力。


避免以自我為中心,首先,要進行辯證思考訓練,考慮問題時不要片面強調自己的主張和看法,應辯證地從對方角度出發進行思考。例如,關于“禁止邊走路邊吸煙”的論題,無論自己多么反對這種主張,辯證思考時也得真正站在“贊成的一方”支持“禁止邊走路邊吸煙”。


其次,表達方式也要注意站在對方的角度。只要你能多想一想如果你是聽話人,你希望聽到說話人的表達方式是什么樣的。要聽的清楚,需要對方聲音不要太小,語速不要過快,自己不想神經很緊繃,希望對方面帶微笑,希望得到有效信息,不想對方太拖沓……只要建立起別人怎么看我的意識,就能加強有效表達的技巧。


最后,制作講話筆記,讓自己說話時的壞習慣可視化。要知道意識的力量是巨大的,就像記錄自己的減肥筆記一樣,請大家在日常生活中勤于記錄換位思考后的效果和沒能換位思考時的反思,以此提高自己換位思考的意識。只要意識提高了,說話時的心理準備、說話技巧等也會隨之明顯改善。


02


說話避免太長


你在聽別人說話時是感覺時間過得快呢,還是感覺過得慢呢?這當然要由聽話人決定,但是我們一不小心就會忘記這一點,然后自作主張地“界定”時間。


相信大家都有這樣的經歷,在會議中,講話人在“我簡短說兩句”之后,往往是冗長的發言,在他還滔滔不絕、意猶未盡的時候,聽講人已經早就不耐煩玩起了手機。


從本質上講,聽話人就是這樣,請一定記住,誰都喜歡聽簡短的表述。


要知道,信息量與理解的難易程度成反比的,你講的越多,聽到人理解的越少。想想看,講話人在講太長的話的時候,都會不時看演講稿,怎么能要求聽話人能夠比你更能記得住呢?畢竟人類的記憶容量大體都是差不多的。


為了想讓人充分了解自己,我們總是試圖把話說的更詳細,但是大量的實例統計,同樣的內容,如果你用簡短的語句結束,會給人“觀點明確”的印象,而時間太長,別人通常會感覺“不知道他要表達什么”。要記住,單詞組的表述威力非常強大,比如前美國總統奧巴馬在演講時經常說“Change”,很好的表達了他自己,讓人留下深刻的印象。


舉個例子,公司新來的同事,平時說話,特別是討論問題時,最愛說“總之,我想說的是……”,但實際說出的內容根本不得要領,相同的話翻過來調過去地重復,偏偏還愛把“總之”掛在嘴邊。這位同事其實為人真心不錯,但是因為他說話不行,慢慢地人們甚至認為他的工作能力也不行。


如果換成是你,在開會的過程中,總能只用規定時間的一半就把事情講完,剩余的時間留給大家提問題和解答,與大家進行充分的溝通。那么不僅你講的實施方案會得到熱烈的討論,而且也會給大家留下“聰明、能干”的好印象,這對工作的開展都是極為有利的。


除了加強“避免說話過長”的意識之外,簡短表達也是可以通過有效方法加以訓練的。


首先,練習“一分鐘”說話法。正常情況下,考慮到語調、語速,一分鐘大概能說300-350字。一方面憑感覺讀一分鐘書或者報紙,用手機計時器來看自己對時間的感覺誤差有多大;另一方面找350字左右的資料來計時讀,看自己用時的誤差。通過兩方面的同時訓練,一定能夠找到合適的語速和感覺。


然后,練習一分鐘表達的內容??梢試L試“簡潔法”,就是按照“寒暄語”——“內容”——“寒暄語”的框架來安排一分鐘的表達內容。這種重視開頭和結尾,將主要內容夾在寒暄語和姓名之間的做法就像是給畫裝上畫框,多么差勁的照片,一旦放進相框,效果看起來總是好很多。簡潔開頭、簡潔收尾,這樣的成功經驗變多后,就會越來越明確,越來越自然。


03


注意說話的場合


不同場合中的講話要點是不一樣的,比如在交談的場合,主要是友善和共情的功能,而在說明場合,理解和接受功能就很重要。講話時根據不同的場合和目的,有意識地突出要點,才能收到更好的溝通效果。


比如在商店顧客向店員投訴錄音筆有噪音的問題:


店員:這很正常,錄音筆會自動收錄所有聲音,噪聲自然也包含在內。


顧客:為了不錄進噪聲,我特意把話筒堵上了,可是依然有噪聲。


店員:是嗎?這真實太吵了,但是這是很正常的,哪個機型都這樣。


要注意這是一個在說明的場合,店員態度很友善,沒有不耐煩,還有一定的共情能力,對顧客的感受表示同情,但這確實是一個無效的溝通,因為并沒有發揮出最重要的理解和接受功能。店員其實并懂顧客所提出的問題,卻一直堅持回答“這很正?!?,顧客只好直接放棄溝通了。


要能在適合的場合說出適合的話語,那么首先要做到的是充分理解自己說話的內容。如果講話人自己對要說的話不能做到充分理解,就沒辦法讓別人聽得輕松、聽得明白一知半解,自以為自己懂了實際并不懂,這種情況最危險。然后要清楚自己的講話對象是誰,要與對方說什么。


例如,有人拜托你“向剛進公司半年的新員工分享自己的經驗”,此時最首要的就是弄清楚“對誰”“講什么”。最后,要用據聽話人的理解程度準確表述自己準備好的內容。面對不同的說話對象,隨機應變非常重要。特別是跟初次見面的人說話或面對很多人講話時,更需要把握好對方的情況。如果你是一個律師,跟法官、檢察官或者同行律師在溝通過程中,最好大量使用專業術語,這樣可以用最簡潔最方便進行溝通,但如果你面對的是委托人或者普通民眾,那么盡量避免專業術語,而是用大量生活中的例子來類比進行溝通,因為對于普通大眾,并不能理解專業術語的意義,只會讓他們覺得你故弄玄虛,拉開距離,溝通效果事倍功半。


為了更好的在適當的場合應用得體恰當的溝通方式,大家可以通過這兩個方法開進行練習。


第一,用筆寫下來。在一些重要的場合,比如會議,演講以及談判的場合,先把自己想要說的內容寫下來,反復進行梳理,判斷溝通交流方式是否符合核心要點。通過大量的練習可以準確把握不同場合之間的區別,進一步提升自己的溝通效率。


第二,借助輔助工具。善于使用輔助手段可以加強不同場合的溝通效果。例如在會議中,借助PPT可以讓參會人員便于理解自己表達的內容;而在演講中可以借助視頻和音樂,增加共情功能;而在推銷的場合,可以借助一杯茶來拉近與對方的距離,加強說服功能。


溝通能力是非常重要的,相信你如果通過《換位溝通》的學習,一定能切身的感覺到:


對方能把我的話聽進去了。


講話更順暢了。


由誤解所引發的爭執減少了。


人際關系變好了。


那就是真正的掌握了換位溝通的精髓。


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(編輯:王星


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